Damit Nutzer Arbeitszeit buchen können ist es wichtig, dass für den entsprechenden Nutzer ein Arbeitsvertrag hinterlegt ist
- Als Admin auf die Seite "Nutzeroptionen" gehen und unter "Arbeitsverträge" einen Arbeitsvertrag erstellen
- Das Startdatum des Arbeitsvertrags ab wann davon ausgegangen wird, dass der Nutzer Arbeitszeit bucht (Hierfür bitte im Nachfolgenden Anmerkungen zu "Zeitkonten" beachten)
- Zum Enddatum endet der Arbeitsvertrag vom Nutzer
- Endet ein Arbeitsvertrag unterjährlich wird auch der Urlaubsanspruch nach den gesetzlichen Vorgaben runtergerechnet
- Wenn ein Arbeitsvertrag gestartet ist, können nur noch das Enddatum des AV und das kann "Projekte verwalten" geändert werden
- Es muss ein Land und ein Bundesland ausgewählt werden, welches für die gesetzlichen Feiertage des Nutzers verwendet wird.
- Der Wert "An welchen Wochentagen wird gearbeitet" dient dazu die Standardarbeitstage des Nutzers festzulegen
- Wenn für den Nutzer hier Maximale Überstunden definiert sind (also ungleich 0), dann sind das die maximalen Überstunden (gesamt, bzw pro Tag), die der Nutzer aufbauen kann. Ansonsten wird auf den Wert zurückgegriffen, der für das Team gilt, dem der Nutzer als Mtiglied zugeordnet ist. Wenn dieser Wert auch 0 ist, kann der Nutzer theoretisch unbegrenzt Überstunden aufbauen.
- Nachdem ein Nutzer angelegt wurde, können "Zeitkonten" eine relevante Rolle spielen
- Der Stichtag eines Zeitkontos ist immer der Tag bevor die Zeitbuchung/Fehltagsbuchung des Nutzers relevant ist
- Zeitkonten dienen dazu um Werte zwischenzuspeichern (schnellere Ladezeiten) und Werte vom Nutzer zu nullen
- Option 1 - Zum Jahreswechsel:
- Wird automatisch erzeugt, kann aber auch manuell erzeugt werden - Stichtag: 31.12.
- Überstunden/Minusstunden des Nutzers und Resturlaubstage aus dem Letzten Jahr werden in das neue Jahr übertragen
- Unterstunden könnten genullt werden (vorallem relevant wenn der AV so angelegt werden soll, wie er an sich gültig ist, aber der Nutzer erst ab dem Jahreswechsel mit einer Zeitbuchung anfängt
- Option 2 - Unterjährlich:
- Abspeichern der Über-/Minusstunden zu Zeitpunkt X, Festlegen der Resturlaubstage des Nutzers
- Beispiel: Nutzer beginnt ab dem 01.02. mit der Zeitbuchung, der AV wird aber ab dem 01.01. definiert. Nun kann für de Nutzer ein Zeitkonto zum 31.01. definiert werden. Die Minusstunden sollen genullt werden, deswegen wird der Wert Überstunden auf 0 gesetzt. Der Nutzer hat außerdem schon im Januar 1 Urlaubstag seines Jahresanspruchs genutzt, deswegen wird der Wert für verbleibende Urlaubstage auf Gesamt_Jahresanspruch-1 gesetzt
¶ Use Case 2 - Ändern der Standardfarbe für Fehltagarten
Um die Farbe (un für die Standardfehltage zu ändern, muss ein Fehltagtypen mit dem entsprechenden internal Key angelegt werden.
- Für Krankheitstage: sick
- Für Urlaubstage: holiday
- Für Wochenende/Feiertage: weekend
- Für Elternzeit: parentalleave
- Für Überstunden-Abbau: overtime_reduction
- Für Geburtstage (werden automatisch vom Nutzer gezogen): birthday
Es können Vorlagen für die Mails erstellt werden, die automatisch vom System versendet werden. Hier können Variablen eingebunden werden, um die Texte mit Daten aus dem System zu befüllen. Variablen werden immer gekennzeichnet mit {{variable}}
- Mailvorlage: Antrag eingereicht (Urlaub, Überstundenabbau)
- {{type}} -> Der Typ des Antrag: "Urlaubsantrag" oder "Antrag auf Überstundenabbau"
- {{confirm_link}} -> Der Link der zu der Bestätigungsseite weiterleitet
- Für alle Mailvorlagen:
- {{user}}
- {{user.first_name}}: Vorname
- {{user.last_name}}: Nachname
- {{user.get_full_name}}: Vorname Nachname
- {{day}}
- {{day.start|date:'d.m.Y'}}: Starttag
- {{day.end|date:'d.m.Y'}}: Endtag
Um zu verhindern, dass der Nutzer bei bestimmten Abwesenheitstagen Buchen darf, muss der entsprechende Fehltage-Typ eingefügt werden und die Option "Erlaube Zeiteinträge an Abwesenheitstagen" entwählt werden. Um das für Urlaubstage, Krankheitstage etc zu verhindern muss dafür äquivalent zu Use Case 1 ein Fehltagtyp angelegt werden und entsprechend die Einstellung vorgenommen werden.
Die Anwnedung kann in den Auto Start gepackt werden, indem eine Verknüpfung auf die Website im AutoStart Ordner erstellt wird.
- Windows+R drücken
shell:startup eingeben und enter drücken- Im neu geöffneten Ordner Rechtsklick -> Neu -> Verknüpfung
- Als Speicherort die URL der Instanz eingeben (mit
https://), also beispielsweise https://docs.trivitec.xyz
- Sperrzeiten dienen dazu um den Nutzer vom buchen in gewissen Uhrzeiten abzuhalten
- Sperrzeiten blockieren automatisch die Zeitbuchung des Nutzers
- Wenn ein Nutzer eine Zeit gestartet hat und bis zum Ende des Tages nicht beendet, wird geschaut ob eine Sperrzeit für den Tag für den Nutzer aktiviert ist und die Buchung des Nutzers automatisch um diese Uhrzeit gestoppt
- Sperrzeiten sollen nicht in der normalen Arbeitszeit des Nutzers liegen, da dies zu Fehlern führen kann, sodass der Nutzer seine Arbeitszeiten nicht unterbrechen kann.
- Sperrzeiten gelten immer für den jeweils ausgewählten Tag, das heißt sie müssen bis 23:59 Uhr beendet sein
- Sperrzeiten gelten für:
- Generelle Sperrzeiten: Für alle Nutzer, unabhängig was weiter definiert ist
- Team Sperrzeiten: Für alle Mitglieder der ausgewählten Teams (nicht Teamleiter), unabhängig was weiter definiert ist
- Nutzer Sperrzeiten: Für alle ausgewählten Nutzer, unabhängig davon was weiter definiert ist
- BEISPIEL:
- Eine Allgemeine Sperrzeit ist am Montag von 18-23:59 Uhr definiert
- Für Nutzer A ist am Montag eine Sperrzeit von 17:00-22:00 Uhr definiert
- Für Nutzer B ist am Montag eine Sperrzeit von 19:00-22:00 Uhr definiert
- Nutzer A kann nicht am Montag nicht von 17:00-23:59 Uhr buchen
- Nutzer B kann nicht am Montag von 18-23:59 Uhr buchen
- Alle weiteren Nutzer können am Montag nicht von 18-23:59 Uhr buchen
- Die Fehltage-Übersicht ist eine Ansicht für Leitende Mitarbeiter und Teamleiter
- Die Ansicht dient dazu einen Überblick über die Mitarbeiter und deren genauen Fehltage zu erhalten
- Teamleiter sehen nur Mitarbeiter ihres Teams
- Leitende Mitarbeiter sehen die Fehltage aller Mitarbeiter
-
Es besteht die Möglichkeit, Pausen für die Nutzer zu erzwingen. Diese Funktion ist standardmäßig in TimeTracker Instanzen deaktiviert, da sie auf Grund von rechtlichen Bedenken nicht zulässig ist (Stand: 21.01.2026):
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG § 4): Ruhepausen müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden mindestens 30 Minuten und bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten betragen. Diese Pausen sind vor Arbeitsbeginn festzulegen und tatsächlich zu gewähren.
- Erfassungspflicht (EuGH, BAG): Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit einschließlich Pausen objektiv und verlässlich zu erfassen (EuGH-Urteil vom 14.05.2019, Rs. C‑55/18; BAG-Urteil vom 13.09.2022).
- Automatischer Pausenabzug: Das BAG (Urteil vom 12.02.2025, Az. 5 AZR 51/24) stellt klar: Ein automatischer Pausenabzug ersetzt keine tatsächliche Pausenerfassung.
-
Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird in Pausenzeiten ein Feld hinzugefügt "Zusätzliche automatische Pausenzeit (in Minuten)", welche angibt, wie viel Pausenzeit der Nutzer am Ende des Arbeitstages eingelegt haben muss
- Der automatische Pausenabzug wird dann berechnet aus
- Wie viel Pause würde der Nutzer auf Basis der in "Standard-Arbeitspausen" hinterlegten Daten arbeiten müssen
- Plus die im Nutzer hinterlegte zusätzliche automatische Pausenzeit
- Beispiele:
- In Standard-Arbeitspausen ist festgelegt, dass bei 6 Stunden Arbeit eine 30 Minütige Ruhepause einlegen muss
- Für den Nutzer sind zusätzliche 15 Minuten hinterlegt
-
Der Nutzer hat 6h15m (Netto) gearbeitet: Es werden automatisch 45 Minuten Pause abgezogen
-
Der Nutzer hat 5h45m (Netto) gearbeitet. Es werden automatisch 15 Minuten Pause abgezogen
- Für den Nutzer sind zusätzliche 0 Minuten hinterlegt
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Der Nutzer hat 6h15m (Netto) gearbeitet: Es werden automatisch 30 Minuten Pause abgezogen
-
Der Nutzer hat 5h45m (Netto) gearbeitet. Es werden automatisch 0 Minuten Pause abgezogen
- Diese Pausenzeit wird unabhängig davon eingelegt ob der Nutzer an dem Arbeitstag arbeiten musste oder nicht
- Diese Pausenzeit wird nur eingelegt wenn der Nutzer minimal so lange (Netto) gearbeitet hat, wie es der Wert vorgibt.
- Alle Pausen die der Nutzer entweder durch aktives beenden der Arbeitszeit und späteres erneutes starten oder durch aktives Pause einlegen genommen hat, werden effektiv als Pause gewertet und von der automatischen Pausenerstellung entfernt
-
Einträge die über diese Funktion angelegt werden, erhalten im System einen speziellen Vermerk, bis sie vom Nutzer nachbearbeitet wurden. Dem Nutzer wird auch angezeigt, ob eine Pause an seinem Arbeitstag automatisch erstellt wurde. Der Nutzer hat jegliche Rechte die Pausenzeit manuell nachzubearbeiten und zu löschen.
Release Date:
Release Date: 19.02.2026
- Beim anlegen von Betriebsurlauben werden auch halbe Urlaubstage überschrieben
- Tagesübersicht funktioniert nun auch im Darkmode richtig
- Caching Probleme bei Fehltageübersicht behoben
- Der Arbeitstag wird nun auch in der Tagesübersicht richtig angezeigt
- Einfügen einer genaueren Berechnung der WOchenarbeitszeit die Urlaube, Krankheitstage und Elternzeit rausrechnet
- Urlaubsplanung eingefügt
- Urlaubsantrag und Dienstreiseantrag überprüft ob es überschneidende Urlaubstage, Dienstreisetage oder Elternzeittage gibt und blockiert dann eine Erstellung
- Alte Ansichten für arbeitszeiten und arbeitspausen komplett entfernt, da die Tagesübersicht nur noch dafür verwendet werden soll
- Arbeitstag bearbeiten bearbeitet nun nicht mehr Sekunden mit, diese werden auf 30 Sekunden bei der Bearbeitung normalisiert
Release Date: 11.02.2026
- Einfügen einer Detailseite für den Arbeitstag
- Der Filter in der Mitarbeiterübersicht geht nun nach Startdatum und Enddatum und nicht mehr auf einen spezifischen Tag
- Die Überstundenanzahl wird je nach Wert grün bzw rot geschrieben
- Ändern der Berechnung für den Automatischen Pausenabzug
Release Date: 06.02.2026
- Fehlerbehebung bei halben Urlaubstagen und Urlaubsgeschenken von Kulanzurlaub
- Zeitzonenkorrektur bei AutoEndWorktime
- Projektwechselfunktioniert nun wieder ordnungsgemäß
- Automatischer Pausenabzug kann bei laufenden Arbeitsverträgen nicht mehr bearbeitet werden
- Die alten Ansichten "Arbeitszeiten" und "Arbeitspausen" werden nun nach einer Testphase komplett durch die "Tagesübersicht" ersetzt
Release Date:
- In Mitarbeiterübersicht FIlter nach ausreichend pause
- Dienstreiseübersicht enthält nun die Information über den betroffenen Mitarbeiter
- Die Zeit für den automatischen Pausenabzug ist nun im Arbeitsvertrag hinterlegt
Release Date: 23.01.2026
- Automatischer Pausenabzug eingefügt - Bitte beachten von Use Case 8
- Im Kalender wird jetzt nur der Krankheitstag angezeigt, wenn er genau auf einem Urlaubstag liegt
Release Date: 16.01.2026
- Die Standardendzeit eines Nutzers wird nun wieder richtig ermittelt
- Bei Überstundenberechnung mit maximaler Überstundenzahl funktioniert nun die Berechnung wieder richtig
- Beim Löschen von Krankheitstagen werden die Urlaubstage in dem Zeitraum wieder richtig berechnet
- Entfernen des fehlerhaften Hinweises, dass Überstundenregelungen auch für Teams getroffen werden könnten
- Fehlerbehebung bei Zeitkonten, dass manche Nutzer unter bestimmten Bedingungen nicht richtig angezeigt wurden
- Halbe Urlaubstage eingefügt
- Projektverantwortlicher und erstellt von für Projekte hinzugefügt
- Kind krank bei Krankmeldung einfügen
- Es können auch Urlaube, Krankheitstage und Überstundenabbauten über die Fehltageübersicht verarbeitet werden
- Caching für Fehltage Übersicht eingefügt, um Ladezeiten zu verringern
- Öffentliche Abwesenheitsübersicht
- Neue Ansicht: Tagesübersicht + Arbeitstag bearbeiten um das bearbeiten von Arbeitstagen zu vereinfachen
- Die Arbeitsvertragsübersicht zeigt nun auch die generellen Überstundenregelungen für den Nutzer an
- Es kann in den Systemeinstellungen festgelegt werden, ob Teamleiter Fehltage für ihr Team erstellen/bearbeiten/löschen können
Release Date: 09.01.2026
- Detailseiten werden wieder richtig angezeigt
Release Date: 08.01.2026
- Wenn jemand im Nachhinein hinzugefügt wird, gelten für diesen Nutzer trotzdem noch die Betriebsurlaubstage
- Überstunden funktionieren nun auch richtig, wenn für die Zukunft ein Urlaubstag eingetragen wurde
- Dienstreisen können automatisch angenommen werden
- Hinweis bei Sperrzeiten nun eindeutig
Release Date: 05.01.2026
Release Date: 18.12.2025
- NEW: Der Geburtstag des Nutzers wird im Kalender und der Fehltage Übersicht angezeigt.
- NEW: Es gibt die Option Geburtstagsfrei die dazu dient, dass der Nutzer an seinem Geburtstag frei über seine Arbeitszeit verfügen darf
Release Date: 17.12.2025
- Die Wochenarbeitszeit des Nutzers wird nun auch auf der Startseite angezeigt
- Einfügen von Sperrzeiten an denen es für den Nutzer nicht möglich ist Arbeitszeit zu buchen
- Firmenangeordneter Urlaub eingefügt
- Einfügen eines Mechanismus zum automatisierten Löschen von Überstunden eingefügt
- Einfügen eines Mechanismus für maximale tägliche Überstunden und einem Maximalstand auf dem Überstundenkonto
- Die Standardsortierung von Arbeitszeiten ist nun so, dass neuste arbeitszeiten nach oben sortiert werden
- Einige Designtechnische Überarbeitungen
Release Date: 10.11.2025
- Fehlerbehebung bei der Berechnung der Überstunden im Zusammenhang mit Fehltagen
Release Date: 03.11.2025
Release Date: 27.10.2025
- Überstundenberechnung funktioniert nun auch nach Urlaub korrekt
- Nicht mehr "(geplanter) Geburstermin" sondern "(errechneter) Geburtstermin" bei Elternzeitantrag
Release Date: 13.10.2025
- Fix im automatischen beenden der Arbeitszeit
- Es werden jetzt die verplanten urlaubstage von diesem und vom nächsten jahr angezeigt
- Kulanzurlaubstage können ins System eingepflegt werden (bspw Weihnachten zählt nur als ein halber Arbeitstag)
- Einfügen der Schnittstelle fürs PlanningTool
- Wenn eine Arbeitszeit geändert wird, findet auch immer eine Validierung mit den dazugehörigen Pausenzeiten statt
Release Date: 29.09.2025
- Die PWA Funktionalität geht nun auch auf Mobilgeräten
- Für Dienstanträge hinzufügen von den Feldern "Dienstfahrzeug benötigt" und "Hotel benötigt"
Release Date: 26.09.2025
- Emails bezüglich Dienstreisen eingefügt
- Es können generelle Einstellungen wie KM-Pauschale und automatische Bestätigung von Anträgen für Urlaub und Überstundenabbau in den Einstellungen festgelegt werden
- Die Anwendung ist nun als progressive Web App auch auf dem Computer und Handy installierbar
Release Date: 25.09.2025
- Wenn man das Projekt wechselt, während man sich in der Pause befindet, wird die entsprechende Pause auch beendet und eine neue gestartet
- Timezone Bugfix bei automatischem beenden von Arbeitszeiten
- Einfügen eines ICS Kalender Feeds
- Einfügen des Dienstreise-Addons
Release Date: 18.09.2025
- Fehltageübersicht Legende "Frei" ist nun farblich richtig
- Das ausblenden von Überstundenabbau in der Fehltageübersicht funktioniert nun auch richtig
- Nachtragen von Arbeitszeiten mit Sicherstellung, dass diese sich nicht überlappen
- Nutzer können nun auch, sofern im Arbeitsvertrag freigeschalten, Projekte verwalten
- Markierung "Automatisch erstellt" wenn etwas per Celery oder über den Suggested Break View erstellt wurde
- Eingereichte Fehltage können über den Kalender vorzeitig beendet werden
- Es findet eine markierung statt, wenn eine Arbeitspause durch einen Systemvorschlag erstellt wurde
- Es findet eine Markierung statt, wenn eine Arbeitspause manuell bearbeitet/erstellt wurde
- Es ist nun mit eingefügt, dass man die Antragsmail auch einen Link zur Weiterleitung auf die Bestätigungsseite enthalten kann
Release Date: 15.09.2025
- Die Funktion zum automatischen beenden der Arbeitszeiten schließt nun auch Pausen mit ein
Release Date: 12.09.2025
- Neben den offenen Anträgen steht nun eine Ziffer wie viele offene Anträge es gibt
- Vom Nutzer eingereichte Fehltage können bis zum Start des jeweiligen Fehltages gelöscht werden
- Man kann nun die gesamte Arbeitszeit der Nutzer auf die Projekte einsehen (filterbar nach Zeitraum)
- Einfügen von Diagrammauswertungen für Projekte und Kunden
Release Date: 09.09.2025
- Bei unbefristetem Vertrag berechnet sich nun die Anzahl der betroffenen Arbeitstage bei Urlaubstagen + Krankheitstagen korrekt
- Kalender zeigt nun beim hovern die richtige Datumsangabe
- Die berechnung der Abwesenden Arbeitstage sollte nun korrekt sein
Release Date: 08.09.2025
- Farben an Darkmode angepasst
- Überstundenabbau-Anträge werden eingefügt
- Für die Tabellen Arbeitszeiten, Mitarbeiter-Übersicht und Projekte wird nun ein Footer mit eingefügt, der die Gesamtwerte der in der Tabelle angezeigten Daten enthält
- Apple Support für Favicons
- Einfügen von Abwesenheitstypen, die automatisch von der Arbeitszeiten abgerechnet werden können
- Breadcrumbs auf Startseite und Ressourcenplaner eingefügt
Release Date: 29.08.2025
- Der Ressourcenplaner kann wieder richtig angewendet werden
- Anpassungen für mopbiles Design auf Startseite
- Wenn die Seite in den Fokus kommt, lädt automatisch die Zeit neu
Release Date: 29.08.2025
- Startseite funktioniert nun auch im Darkmode
- Die Farben für Standardfehltage können geändert werden
- Standardlogo eingefügt
- Persönliche Begrüßung eingefügt
- Verborgene Nutzer erhalten keine Mails die an Admins gehen
- Die Standardemails werten nun das Start und Ende von Fehltagen als reines Datum ohne Uhrzeit aus
Release Date: 28.08.2025
- Verwaltung nur für Nutzer mit erhöhten Rechten sichtbar
- Graufilter wenn noch keine Arbeitszeit eingetragen
- Die Kalenderansicht enthält nun auch Feier- und Wochenendtage
- Überarbeiten der Startseiten Ansicht, zu einer Stopp-uhr
- Verbessern der Antrags-Caard
- Die automatisch Arbeitszeit beenden Funktion nutzt die Standardarbeitszeit des Nutzers
- Die Durations (h:m ohne sekunde) werden nun richtig formatiert
Release Date: 27.08.2025
- Fehlerbehebung in der Gleitzeitstundenberechnung
- Auch in der Überstundenberechnung wird der Stichtag so genutzt wie im Rest des Tools, als der Endwert an diesem Tag
- Einfügen einer automatischen Funktion zum abspeichern von Stichtagen an Neujahr
- Die Überprüfung der Arbeitszeit und eingelegten pausenzeit nutzt nun die Netto-Arbeitszeit
- Sortierungen angepasst
- In die Gleitzeitstundenberechnung fließen auch noch nicht fertiggestellte Arbeitszeiten ein
- Die "Automatisch Arbeitszeit beenden" Funktion nutzt nun auch die Standardarbeitszeit des Nutzers (sofern festgelegt) und ansonsten das Ende des Tages
Release Date: 25.08.2025
- Projektauswahl verbleibt immer ein Select2
- Ausgeblendete Nutzer sind nun auch nicht mehr auswählbar
- Je nach Systemeinstellung ist es nicht möglich im Urlaub/Krankheit/Elternzeit Zeit zu buchen
- Projektansicht zeigt jetzt auch die gearbeitete Zeit (im zeitraum) an
- Nutzerkalender einfügen
- Das Arbeitsverlauf Modal wird immer beim Beenden der Arbeitszeit angezeigt und bleibt auch erhalten, wenn genügend Pausen hinzugefügt wurden
- Heutige gerarbeitete Zeit und Heute abgeschlossene Pausenzeit wird mit angezeigt
- Ändern der Symbole für Krankmeldung und Elternzeit
Release Date: 21.08.2025
- Mails werden richtig versendet
- Der Heutige Start zeigt die richtige Arbeitszeit an
- Die Gleitzeitstunden beachten nun auch Urlaubstage, Krankheitstage und Elternzeit
Release Date: 20.08.2025
- Initialer Release der neuen TimeTracker Software