¶ Beschreibung
EasyInvoice ist ein Tool für die Buchhaltung. Es ermöglich die Erstellung, Verwaltung und das Versenden von Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Außerdem bietet es die Möglichkeit durch eine Schnittstelle Rechnungsdaten nach EasyInvoice zu importieren.
¶ Übersicht über die Funktionalität
¶ Rechtemanegement
¶ Anwendungsfälle - How To EasyInvoice
¶ Erstellen/Bearbeiten einer Rechnung
- Startseite öffnet sich und sieht wie folgt aus:
- Dann für Rechnungen erstellen auf den Reiter „Rechnungen“ klicken
- Blauer Button mit „neu hinzufügen“ ermöglicht das erstellen einer neuen Rechnung
- Es öffnet sich folgende Maske bei der man die korrekten Werte eingeben kann
- Standardsteuersatz von 19% ist festgelegt
- Zahlungsbedingungen können händisch eingetragen werden, man kann aber auch den kleinen grünen Button neben Rechnungsdaten klicken und diese werden dann automatisch aus der CustomerDB übernommen (diese speziellen Zahlungbedingungen hat IBP ihrem Kunden zugewiesen)
- Diese Zahlungsbedingungen betreffen Skontodaten, Skontozeitraum, Skontowert und Zahlungsziel und schriftlich. Zahlungsbedingungen
- Man kann per Toggle-Button auch Mahnungen für diese spezielle Rechnung ausschließen, dies kann aber auch an einem späteren Zeitpunkt aus oder abgewählt werden
- „Ersteller“ (oben rechts in der Maske) wird autom. Befüllt und ist die Person, die am Ende die Rechnung von einem Entwurf in eine richtige Rechnung umgewandelt hat
- Ebenso gilt dies für das Feld „Ausstelldatum“ und „Rechnungsnummer“
- Gelber Button unten links „Wandeln (nicht umkehrbar)“ beschreibt den Prozess von einem Rechnungsentwurf in eine nicht mehr veränderbare Rechnung
- Wenn alle Positionen und Daten korrekt sind, wird der blaue Button „Entwurf speichern“ geklickt und es öffnet sich eine Übersicht (wird in der Datenbank auch als Entwurf gespeichert)
- Mittels blauem Button oben rechts kann man die dargestellten Daten dennoch bearbeiten
- In der Reiter-Übersicht zeigt es dann alle Rechnungen an, eben auch den erstellten Entwurf (dies kann über die Filter sich direkt anzeigen lassen)
- Dann wird eine PDF – Rechnung generiert
¶ Use Case: Übertragen von Rechnungsdaten aus ProTool
- Die Buchhaltung bekommt von ProTool in der Regel eine E-Mail, dass ein Protokoll zur Rechnungserstellung freigegeben ist
- Dort befindet sich ein Link zu einem Rechnungsentwurf, wenn man diesen öffnet sieht das so aus:
- Übergangsphase (bis EasyInvoice vollkommen bei IBP im Workflow ist) steht ganz unten ein blauer Button mit „Als Entwurf speichern“
- Jedes Mal, wenn dieser Button geklickt wird, wird in EasyInvoice ein Rechnungsentwurf übertragen
- Später ist es dann der Button „Rechnung generieren“, doppelte Übertragung ist deaktiviert
- Rechnung per E-Mail versenden
- Rechnungs-Mails kann man im Admin-Panel bearbeiten nach seinen Wünschen bearbeiten
- In der Übersichtstabelle mit den Reitern wird auch angezeigt, ob eine Rechnung schon versendet wurde oder nicht
- Wenn eine Mail mit der Rechnung versendet wurde, kann sie nicht noch einmal versendet wurde
¶ Exportieren über DATEV
Für Rechnungen/Stornorechnungen/Gutschriften können DATEV Exporte erzeugt werden. Wie in EasyInvoice üblich können Zeitraum und Art der Dokumente (Entwürfe etc.) über die Filter frei gewählt werden, allerdings sieht der DATEV Standard Einschränkungen vor:
- Die exportierten Dokumente sollten alle aus dem selben Fiskaljahr/Kalenderjahr stammen
- Es sollten nur Dokumente, die keine Entwürfe mehr sind, exportiert werden (die Belegnummer sollte Aufschluss über den Status des Dokuments geben, allerdings können Probleme beim importieren in andere Programme vermieden werden, wenn nur nicht-Entwürfe exportiert werden)
- Der DATEV-Standard sieht keine Dokumente mit Gesamtbetrag von 0 € vor. Das sollte in der Praxis bei Rechnungen vermutlich nicht vorkommen, ist aber technisch in EasyInvoice möglich und sollte beim Import in andere Programme Beachtung finden.
...
¶ Überprüfen auf und Erstellung von Mahnungen
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¶ Dokumentation von Vorlagen-Variablen
¶ Einführung
Für Dokumentvorlagen (PDF Generierung aus DOCX Vorlagendateien) können Variablen eingesetzt werden.
Generell gilt, dass alle Variablen nach folgendem Muster aufgebaut sind {{ object.VARIABLEN_NAME }}. Die entsprechenden Variablen sind detailliert in folgenden Dokument beschrieben:
https://trivitecgmbh-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/tony_richter_trivitec_de/EarOAupCR1xFoxCgVLFwMhwBOaxnKcIAK09LfCJaOANS7Q?e=9O9hgu
Passwort: easyinvoice
¶ Hinweise
- Für die Bearbeitung von Vorlagen-Dokumenten im DOCX Format hat sich LibreOffice als vorteilhaft erwiesen, da MS Word teilweise einen verminderten Funktionsumfang bietet (Kopf und Fußzeilen-Positionierung oder Bilder-/Text-Fluss.
- Das Kopieren von Variablen per Copy/Paste (Strg + C/V) hat sich teilweise als problematisch erwiesen. Hier wird empfohlen die Variablen entwender mit Strg+Umsch+V einzufügen und sämtliche Formatierungen zu ignorieren oder die Variablen am Stück ohne Leerzeichen abzuschreiben um etwaige autom. Änderungen des Textes zu vermeiden
- LibreOffice hat die Eigenschaften Tabellen, die aneinander gereiht sind, zu verbinden. Das ist mit Hinblick auf die Anforderung bzgl der Rechnungs-Positionstabelle (siehe Variablen-Dokumentation) problematisch. Man kann Tabellen über das Hauptmenü wieder auftrennen.
- Außerdem als vorteilhaft erwiesen hat sich das Anzeigen lassen von Whitespace (Leerzeichen, Zeilenumbrüchen etc.). Hier kann im besonderen festgestellt werden ob ein Zeilenumbruch auch einen Paragraphen abschließt oder nicht (Variablen können nur innerhalb eines Paragraphen befüllt werden und sich nicht über 2 Paragraphen hinweg erstrecken)
¶ Update-Verlauf
¶ Laufende Entwicklung
Release Date:
¶ Bugfixes
¶ Neue Funktionen
- PWA Funktionalität
- Beim Setzen des Angebotsstatus von Buchhaltungstool an Warenwirtschaft => Preisliste an sich auf Aktiv setzen
¶ Änderungen
¶ 2025.10.2
Release Date:
¶ Bugfixes
¶ Neue Funktionen
¶ Änderungen
- Die Link zum Angebot bei erstellung eines Preislistenangebots sollte nun korrekt sein
¶ 2025.10.1
Release Date: 06.10.2025
¶ BUGFIXES:
- Stückeinheiten lassen sich wieder zuverlässig über die API anlegen und bearbeiten.
- Die Entwurfs-Logik in Tabellen arbeitet nun mit der korrekten Reihenfolge.
- Beim Zahlungsabgleich entfällt die fehlerhafte Entwurfs-Logik.
¶ Neue Funktionen
- Rückkanal: Preislisten-Angebote melden Statusänderungen jetzt automatisch an die WaWi.
- API-Antworten zu Preislisten-Angeboten enthalten einen direkten Link zum Angebot.
- Temporäre Firmen und Kunden werden bei der Angebotserstellung mit angezeigt.
- CustomerDBMirror-Daten wurden für das jüngste WaWi-Update erweitert.
¶ Änderungen
- API-Endpunkte für Rechnungen liefern stornierte und aktive Belege separat aus.
- Angebotsstatus kann auch nach der Finalisierung angepasst werden.
- Fehlende/temporäre Kunden werden bei der Angebotserstellung automatisch aus der CustomerDB nachgeladen.
- Stückeinheiten werden bei Bedarf selbstständig erzeugt.
- Tabellenklassen und
models.pywurden refaktoriert (u. a. Typensicherheit, TeamSuite-Update). - Dokumentkommentare und Zahlungsbedingungen fassen nun bis zu 1.000 Zeichen.
- Globale Datenbankabfragen nutzen
objects_with_temporary, und das Poetry-Setup wurde aktualisiert.
¶ 2025.7.1
Release Date: 28.07.2025
¶ Bugfixes
- Wandeln ohne vorherigen Entwurf sollte jetzt wieder funktionieren
- Das Löschen von Rechnungspositionen sollte das Speichern nun nicht mehr verhindern
- Einzelne Datev Exporte können erzeugt werden
- Datev Export mehrerer Dateien beachtet jetzt keine Entwürfe mehr, da diese nicht in DATEV exportiert werden dürfen
- Der Button "Admin Panel" wird nun nur denjenigen angezeigt die darauf auch wirklich Zugriff haben
¶ Neue Funktionen
- "Alle mahnen Button" hinzufügen
- "Alle mahnen" Erinnerung-Funktionalität (E-Mail an entsprechende User)
- "Vom Protokoll zur versendeten Rechnung"-Funktionalität von ProTool
- Ein-/Ausblenden von Tabs in der Dokumentenansicht
¶ Änderungen
- Die "Menge" bei Positionen kann nun in 0,25er Schritten erhöht und gesetzt werden
- Durch das UI wird nun sichergestellt, dass immer mindestens eine valide Position (Ausgefüllte Beschreibung und Menge > 0) vorhanden ist
¶ 5.0.0
Release Date: 02.06.2025
¶ Bugfixes
- Bezahlobjekte (bei Zahlungen) haben nun einen korrekten Link
¶ Neue Funktionen
- DATEV Export für ausgewwählte Rechnungen/Stornorechnungen/Gutschriften
¶ Änderungen
- Tools in Sidenav über Tool-Hub abrufen
- Mehr Statusangaben für Angebote (Fertig bearbeitet/Ungültig)
- Beim Eingeben von Zahlungen kann bei Bedarf nun auch ein Nettobetrag eingegeben werden
- Auslagerung von Eingabe der Zahlungsbedingungen und Vorlagen ins Frontend
- Überarbeitung Formatierungsoptionen Rechnungspositionen (Markdown light/TriviMD)
¶ 4.0.0
Release Date: 07.04.2025
¶ Bugfixes
¶ Neue Funktionen
- Umbau zur "Side Navigation"
- Download aller PDFs innerhalb des gewählten Filters hinzugefügt
- Bei allen Detail und Update-Ansichten das Kontextmenü wie aus der Tabelle bekannt hinzugefügt
- Profilinformationen aus Tool-Rahmen eingefügt
¶ Änderungen
- In den Tabellen wird jetzt auch die Kundennummer angezeigt
- Angebot zu Filter bei Rechnung hinzugefügt
- Kontextmenü "Rechnungen zu Angebot anzeigen" hinzugefügt
- Spalte "Rechnungen" für Angebote eingefügt
¶ 3.0.0
Release Date: 03.02.2025
¶ Bugfixes
- Detail-Anzeige für Zahlungen hat kein PDF (Vorschau entfernt)
- Spaltenfilter für Exporte wurde nicht beachtet
¶ Neue Funktionen
- Feld für "Vollständig bezahlt am" bei Rechnungen hinzugefügt
¶ Änderungen
- Feld für Zahlungseingang abgeändert (Zeit entfernt)
- Farbliche Hervorhebung der jeweiligen Rechnungsnummer wenn storniert/bezahlt/nicht bezahlt
¶ 2.1.2
Release Date: 17.01.2025
¶ Bugfixes
- Das Kontextmenü innerhalb der Übersichten-Tabelle wird jetzt korrekt angezeigt
- Der Haken "identisch mit Kundenadresse" wird jetzt respektiert beim Absoeichern von Kundendaten in Dokumenten
¶ 2.1.1
Release Date: 17.01.2025
¶ Bugfixes
- Speichern war nach Löschen von Positionen nicht mehr möglich
- Doppelte Zeilumbrüche werden bei PDF Erstellung vermieden
- Korrekte Anzeige der Angebotsnummer bei Entwürfen
¶ Neue Funktionen
- Vorschau für PDFs eingefügt
- Angebote in Rechnung umwandeln
- Kontenrahmennummer als Auswahl für Tabelle hinzugefügt
- Zurückgestellt als Angebotsstatus hinzugefügt
¶ Änderungen
- Textmenge und -anzeige für Positionen verbessert
- Textfeld bei Positionen wächst mit eingegeber Textmenge
¶ 2.0.1
Release Date: 13.01.2025
¶ Bugfixes
- Problem beim Bearbeiten von Dokumenten behoben (alpine.js)
¶ 2.0.0
Release Date: 13.01.2025
¶ Neue Funktionen
- Initiale Entwicklung